Si hay una reforma que debe estar en tu radar, es el SIF (Sistema Informático de Facturación), la mayor evolución en facturación que veremos en los próximos ejercicios. Desde 2026, cualquier despacho o empresa que expida facturas con un programa informático deberá asegurarse de que cumple con los requisitos fijados en el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024.
La novedad no es menor: afecta a la forma en la que se emite, registra y conserva la información de facturación y se enmarca dentro de la estrategia de la Agencia Tributaria para reforzar el control y reducir el fraude. En esta guía explicamos qué es un SIF, cómo se relaciona con VERI*FACTU y el SII (Suministro Inmediato de Información), cuáles son los requisitos técnicos obligatorios, los plazos de entrada en vigor y qué pasos deben dar los contribuyentes para adaptarse sin riesgo de sanciones.
¿Qué es un SIF (Sistema Informático de Facturación)?
Un Sistema Informático de Facturación es, a efectos legales, cualquier programa o aplicación que se utilice para expedir facturas y generar registros vinculados a ellas. El reglamento no distingue por tamaño: tanto un ERP de gran empresa como un TPV básico o una hoja de cálculo que procese facturas quedan dentro del concepto de SIF.
La definición es amplia y deliberadamente tecnológica: no importa cómo se llame el software, sino lo que hace. Si el sistema permite crear facturas, almacenar los datos y procesarlos para fines contables o fiscales, debe ajustarse al reglamento. Y eso conlleva garantizar trazabilidad, inalterabilidad y custodia de la información, con independencia del formato en que se emita.
Quedan fuera de esta obligación quienes ya tributan bajo el SII o quienes se rigen por determinados regímenes forales. Para el resto, la implantación del SIF será obligatoria a partir de 2026.
SIF, VERI*FACTU y SII: diferencias entre los tres sistemas
Aunque a veces se confunden, el SIF, VERI*FACTU y el SII no son lo mismo, ni conceptual ni tecnológicamente. El SIF sienta las bases: todo software de facturación deberá permitir el registro de altas y anulaciones, garantizar la trazabilidad de eventos e incluir un QR en cada factura.
Sobre este sistema, VERI*FACTU añade un nuevo componente: la remisión de esos registros en línea a la Agencia Tributaria. Con ello, la Administración puede cotejar la factura en tiempo real y el cliente dispone de un QR o una URL para comprobar su autenticidad.
Por último, el SII no genera facturas, sino que obliga a enviar los libros registro del IVA casi al instante. Las empresas incluidas en este régimen no estarán obligadas a implantar un SIF.
Tabla comparativa
La siguiente tabla ayuda a situar cada figura:
| SIF (Sistema Informático de Facturación) | VERI*FACTU | SII (Suministro Inmediato de Información) | |
|---|---|---|---|
| Qué es | Software de facturación que cumple con el RD 1007/2023 | SIF con envío en línea de registros a la AEAT | Suministro electrónico de libros de IVA |
| A quién afecta | Pymes, autónomos y empresas fuera del SII | Quienes opten voluntariamente por la remisión continua | Grandes empresas, grupos de IVA y REDEME |
| Envío a AEAT | Solo a requerimiento | Automático en tiempo real | Automático en 4 días hábiles |
| QR en factura | Obligatorio en todas | Obligatorio + URL de cotejo | No aplica |
| Registros exigidos | Alta, anulación, hash y log de eventos | Igual que SIF + envío online | Registros de IVA |
| Exclusiones | SII y regímenes forales | Idem SIF | No se solapa con SIF |
| Entrada en vigor | 2026 (enero para IS, julio para resto) | 2026, con carácter voluntario | Ya vigente desde 2017 |
| Sanciones | 150.000 euros para fabricantes; 50.000 euros para usuarios | Igual que SIF | Régimen propio de sanciones |
Plazos y calendario actualizados
El calendario de implantación del SIF se extiende hasta 2026:
- 1 de enero de 2026: empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2026: resto de contribuyentes obligados (autónomos, pymes).
- Los fabricantes y comercializadores de software tienen un plazo de 9 meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial que regula los requisitos técnicos (HAC/1177/2024).
Durante este tiempo convivirá con el proyecto de factura electrónica B2B previsto en la Ley Crea y Crece, aunque ambos responden a obligaciones diferentes.
Requisitos técnicos clave de un SIF
Un SIF debe garantizar seis principios básicos: integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad. En la práctica, estos son los requisitos que debe cumplir cualquier Sistema Informático de Facturación:
- Registros de facturación: cada factura debe generar un registro de alta con campos mínimos definidos en la Orden Ministerial. Si hay que corregirla, no se modifica: se emite un registro de anulación o de sustitución. Todo queda encadenado y trazado mediante huellas digitales (hash).
- QR obligatorio: todas las facturas, completas o simplificadas, llevarán un QR que permita cotejarlas. En caso de operar como VERI*FACTU, se añadirá además un identificador que confirma la remisión.
- Eventos y trazabilidad: el sistema debe registrar interacciones relevantes (log de eventos) y garantizar que los datos no se alteren sin dejar rastro.
- Declaración responsable: cada software debe incorporar una declaración responsable del productor que certifique su cumplimiento normativo.
Obligados y excluidos
Están obligados al SIF quienes emitan facturas mediante sistemas informáticos y no estén en SII. Quedan fuera:
- Entidades en SII, aunque pueden tener SIF si facturan como terceros.
- Supuestos de facturación manual.
- Ciertas administraciones forales con regulación propia.
Sanciones si no cumples
El régimen sancionador es severo:
- Para fabricantes y comercializadores de software: hasta 150.000 euros por ejercicio y tipo de infracción.
- Para usuarios: hasta 50.000 euros por ejercicio en casos tasados (como tenencia de sistemas no conformes).
Estas cifras se aplican de acuerdo con el artículo 201 bis de la LGT.
Cómo adaptarse al SIF
Los asesores deben recomendar a sus clientes una revisión completa de su ecosistema tecnológico. El objetivo es asegurarse de que el sistema que elijan pueda generar registros válidos, incorporar el QR, mantener la trazabilidad completa, emitir la declaración responsable y, si es el caso, remitir los datos como VERI*FACTU.
En definitiva, un autónomo que use Excel deberá migrar a un software adaptado, un comercio tendrá que revisar su TPV y una empresa con ERP deberá asegurarse de que sus integraciones cumplen con los requisitos técnicos, por muy completo que sea.
Si tu cliente no tiene claro por dónde empezar, puedes guiarle a través de estos pasos:
- Audita tu software (ERP/TPV/Excel con macros) y flujos.
- Exige al proveedor declaración responsable y roadmap.
- Verifica QR, registros de alta/anulación, hash/firma, event log.
- Decide si operarás en VERI*FACTU (remisión online) desde el día 1.
- Prueba de cotejo por QR/URL y formación del equipo.
- Define política de conservación y plan de contingencia.
- Revisa integraciones (tienda, TPV, CRM) y casos multiempresa/multisesión.
Fuente: Asesor Excellente
Texto revisado por D. Francisco Javier Sánchez Gallardo. Economista, Doctor en Derecho, Inspector de Hacienda del Estado, Consejero de Finanzas de España en Brasil, Ex-Vocal del Tribunal Económico-Administrativo Central, Ex-Socio de KPMG y Ex-Subdirector General de IVA de la Dirección General de Tributos.
